大家對于“發布會”這個詞語并不陌生，日常生活和新聞報道中會經常看到，比如新品發布會、合作發布會、戰略升級發布會、行業發布會、新聞發布會等，其中新品發布會和新聞發布會最為常見。
新品發布會側重于產品推廣，考慮的是宣傳和造勢，而新聞發布會側重于信息溝通，考慮的是傳播和公關。
一般來說，企業或者組織在重大影響的社會事件發酵之際，比如與其他組織發生了法律糾紛，或者因為產品質量問題導致眾多用戶投訴和譴責，或者因為受到主流媒體的相關質疑，或者受到競爭對手的惡意攻擊和誹謗，那么就需要向公眾和媒體公布信息，就需要召開新聞發布會，從而實現時間、人員和媒體的集中，以網絡媒體、電視、報刊、廣播等形式迅速傳達給大眾，從而澄清負面流言、提升企業形象，或者制造新聞點。
所以，一般會由新聞當事人或者新聞發言人出面，對某個事件進行公開的、權威的、官方的闡述和表明態度，及時的向大眾表明企業的立場和態度。
作為企業公關的重要手段之一，新聞發布會很好的承擔了溝通大眾的作用。一方面能第一時間扭轉公眾對于某種事態的糟糕印象，挽回負面影響，爭取到社會輿論的支持，另一方面也能積極傳達正確的立場，塑造積極、正面的企業形象。那么企業的新聞發布會如何進行方案策劃呢?有什么流程和要點呢?
一、確定發布會主題
新聞發布會對于企業來說是一個重要節點，打好這場戰役對于企業公關形象的維護至關重要。所以其主題也要慎重，要結合新聞事件明確主題方向，做到讓媒體一目了然并且感興趣。然后，只有先確定主題，才能制作H5邀請函、媒體邀約請柬、媒體打包資料、會場布置材料、紀念品等文件。
值得一提的是，由于我國對新聞發布會有著嚴格的申報和審批程序，所以筆者建議企業方繞過這種繁瑣操作，而是將新聞發布會的名稱改為“xx信息發布會”或者“xx媒體溝通會”，這樣下來會更省事。
二、確定發布會時間、地點
一般來說，新品發布會從策劃到實施要提前準備一個月左右，但新聞發布會往往只有幾天時間甚至幾個小時時間來準備，所以要根據具體情況具體決定。
越緊急的新聞事件越需要緊急召開發布會，可能上午有相關新聞爆出，下午就召開新聞發布會進行相關說明了。但如果事態沒有那么緊急，就可以提前預留半個月時間來精心策劃。然后具體時間要避開重要節日、重要事件節點，以免形成熱點沖突，然后媒體臨時抽不出人來參與發布會。
同時要根據媒體發稿習慣確定時間定在上午或者下午，比如有些平面媒體出刊新聞的時間是次日早晨，那么就可以將發布會安排在下午，但如果你想新聞報道在下午就刊登出來，那么就可以安排在上午召開發布會。
最后，發布會時長要把控在1個小時左右，最好不要超過2個小時，別現場講太多毫無意義、形式主義的東西，最后媒體都沒耐心了，要保證現場核心、關鍵信息的傳達，不要拖沓，這樣可以保證發布會的報道效果。
新聞發布會的地點一般有三個選擇，第一是相關事件的現場，可以方便召集媒體和直接現場取景;第二個是企業的會議室等場所，第三個是酒店，為了企業形象考慮，一般都會選擇檔次高一點的五星級酒店。
所以，如果發布會要租借第三方場地，要做好協商，選擇合適的場地，主要從檔次、場地規模、便利性、價格方面考慮，并簽訂合同。比如會議廳容納人數是否夠用、是否配備主席臺和投影設備等，停車場是否夠用，酒店外圍能否布置相應的橫幅拱形門等。
三、確定發布會流程
一般情況下，新聞發布會的流程主要有迎賓簽到、給媒體分發資料、發言人進行新聞發布、點請記者提問、回答媒體問題、發布會結束等環節，但有的企業會出于禮貌，會邀請嘉賓在會后參與聚餐，另外，有些企業會比較重視此次事件，會安排后續的媒體座談會或記者招待會。根據實際情況制定流程，并通知到各個嘉賓。
四、確定參會者，并發出媒體邀約
新聞發布會參與方有公司領導、員工、媒體記者、同行、客戶等，要擬定一個大名單，對名單上的嘉賓要發出相應的邀請函，包含發布會主題、地址、議程安排、現場平面圖等。然后根據大名單，進行聯系，回收確認信息，保證重要人員無遺漏并能準時出席，如果對方可能有無法到來的情況，要做好應急人選的考慮。
在媒體邀約方面，一定要及其慎重。畢竟，媒體出席的質量和數量決定了發布會的傳播效果。媒體屬性的對口、報道質量的高下、權威性的高低、媒體關系的好壞等都是需要考慮的點，總的來說，盡量邀請媒體關系好的、影響力更大的媒體。
同時，在媒體邀約方面要多利用一些技巧。比如透露的信息不要太多，要適當制造懸念，要讓媒體記者覺得“有新聞點”，不然企業如果本身就不知名，又沒新聞爆點，那么記者也不愿意白跑一趟。還有就是，跟媒體溝通的時候一定要強調到現場的是新聞記者，而不是媒體的廣告業務人員，到了現場借著發布會的時機進行業務聯系，雖然也可以幫忙發稿，但是已經偏離了發布會的方向了。
另外，要搞清楚新聞采訪權是什么，比如主流媒體新華網、東方網等，就有采訪權，可以對發布的信息進行原創新聞的撰寫，而新浪、搜狐等門戶網站是沒有采訪權的，只能進行轉載，所以對于沒有采訪權的媒體要么提供自家的新聞通稿，要么讓他們轉載有采訪權的媒體文章。
五、準備媒體打包材料
為了方便媒體了解相關信息并發稿，主辦方一般都會準備相應的媒體打包材料，以手提袋或文件袋的形式，，按順序擺放，在發布會簽到后發放給各個媒體，其中包含了會議議程、新聞通稿、發言人演講稿、發言人資料、企業宣傳冊、企業相關負責人聯系名片、紀念品、筆記本、筆等。
另外，針對一些敏感事件，有些企業會提前給媒體準備好相應的采訪問題，以免現場造成尷尬，被媒體問到一些尖銳突兀的問題，關系好的媒體偶爾操作一下還好，但媒體關系不好的情況下一定要慎用。
六、人員安排、會場布置
按照方案安排人員去布置會場，包括背景板、會場指示標、拱形門、橫幅、彩旗、燈光、主席臺、鮮花、現場音樂、投影設備、紀念品等，同時除了挑選禮儀人員、接待人員外，最重要的是挑選合適的新聞發言人，也就是發布會主持人。
發言人一定要在企業內身居高層，有極高的權限能夠代表公司的立場，同時要有良好的形象、極佳的表達能力、靈活的反應能力、現場把控能力。新聞發言人在某種程度上就是企業的門面擔當，要能向外界傳達出良好的企業形象。
七、檢查各項準備工作
在發布會即將開始之前，一定要細致監測發布會的各個方面，包括流程設置、重要人員是否已經出發、音頻設備是否正常使用、現場是否會有意外等，總之，不僅要檢查所有工作是否準確就緒，還要對可能產生的突發情況做好預警處理，制定出救場方案。
八、發布會實施
按照計劃開始發布會，在來賓簽到、貴賓接待后，由發言人對整體信息進行有條理、有邏輯的闡述，然后邀請記者提問，經過充分的溝通，保證記者對整個事件的來龍去脈和關鍵點形成足夠清晰的認識，為記者朋友聽新聞素材。
如果記者提到了一些不相關的問題，那么可以禮貌委婉的提醒下，如果問到了涉及企業機密的問題，可以拒絕回答，如果記者問到了太過復雜的問題，可以先簡單闡述要點，并邀請會后詳細探討。
最后發布會結束，發言人對各位嘉賓朋友的到來再次致謝，如果沒有會后聚餐交流環節那么就禮送他們離開會場。
九、發布會效果復盤
對新聞發布會后的媒體發布情況要進行檢測并匯總，哪家媒體發布的是通稿，哪家媒體對稿件有刪稿，不同的媒體發布的又是在哪個版塊上(頭版、首頁、欄目頁等)，同時，要整理發布會的視頻、音頻、文檔資料，并存檔保存。
然后，對此次新聞發布會的效果進行整體的總結，找到不足和優點，找到可優化的環節，積累經驗，為下次發布會的成功開展打好基礎。
最后，必須要說的是，想要打造一場成功的新聞發布會，必須要熟悉媒體的傳播途徑、運作機制、話題設置、輿論走向等，更要把握自身的立場和利益站點，才能知道怎么去傳達自己的觀點和核心信息，才能達到更好的傳播效果。
另外，對于如何在發布會制造新聞點，公關之家給出的經驗有兩點，第一是借勢，包括發布會邀請明星網紅站臺，或者借助熱點新聞，圍繞公眾話題釋放相關信息;第二是造勢，通過結合自身的背景、行業環境、可挖掘的素材等，為媒體的記者朋友們提供一個可切入、可深入的角度，去引導他們輸出更多有價值的文章，從而形成行業和輿論的勢頭。(來源于公關之家)
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