在日常工作中，我們經(jīng)常會寫各種各樣的通知、報告或宣傳軟文，搞得我們頭瞬間大了。但是工作報告必須要寫的工作進(jìn)行全面的檢查、評價及明年工作的規(guī)劃，也就是看看今年取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，哪方面還有需要改進(jìn)和提高的，再展望明年的工作重點。做過一件事，總會有經(jīng)驗教育，為了方便日后的工作，需要將成功和失敗的原因拿出來進(jìn)行分析研究，并上升到理論的高度認(rèn)識。
報告寫完了，上級看后眉頭皺的厲害，與上級想要的方向差太遠(yuǎn);或者通知下發(fā)了，那究竟該如何寫報告或軟文，下面讓我們一起來交流下。
一、郵件或通知類
郵件或各類通知是我們最常見的公文，可能每天都要收到或發(fā)送。那該類公文應(yīng)如何寫作?
首先我們要明確主題。通常情況下，通知只應(yīng)包含一個主題。若主題過多，內(nèi)容繁瑣，可能造成受眾抓不住主要內(nèi)容，或者缺乏認(rèn)真閱讀耐心。其次，內(nèi)容簡練，簡明扼要。節(jié)省時間。若為會議類，則應(yīng)包含會議主題(議題)、會議時間、地點、參會人等主要信息。再次，重要通知，如會議、時間、地點等應(yīng)提醒。最后，清楚表達(dá)關(guān)鍵信息，重要信息突出顯示。
二、報告寫作
第一步理清思路。(通常構(gòu)思過程與初稿搭建同步)一是明確寫作目的，即為什么要寫這個報告或文章。如解釋市場走勢、傳達(dá)會議精神、公布消息、要求行動等。說明……影響……傳達(dá)……要求……通知……
二是主題明確——立論點。界定寫作范圍，即確定主題的廣度與深度。在這一過充中，需要進(jìn)行思路規(guī)整，思路現(xiàn)象，理清自己的主題與基本思路(可使用聯(lián)想法或思維導(dǎo)圖法)。
三是受眾——寫給誰看的，以受眾或讀者為中心。在某些銷售培訓(xùn)中有：見人說人話，見鬼說鬼話，而在報告寫作中，也需要考慮報告是給誰看的，根據(jù)報告受眾起題。如公司對政府類調(diào)研，在突出成績的同時，強(qiáng)調(diào)面臨的困難為主;內(nèi)部行業(yè)調(diào)研報告，則需在全面分析現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，認(rèn)清苦難，尋找機(jī)會。
游說矩陣：分析總體寫作成果的工具——評估寫作任務(wù)。一是謀篇布局策略。(提問法、列傳統(tǒng)式提綱(通常三級標(biāo)題)、頭腦風(fēng)暴式提綱(團(tuán)隊集體寫作，如為了……))二是收據(jù)素材，支撐主題。
方法：一自由撰寫;二是拆分寫作，對每部分進(jìn)行單獨寫作后合并;三是依據(jù)大綱與主題，根據(jù)大綱填充。段落總分形式。一句話概括、提煉出段落主旨(可加粗)，后展開。巧性排列。使用連詞或排比詞等。如首選，其次，最后;比較與對比;
文章修改完善。
文章初稿形成后，應(yīng)進(jìn)行通讀。一看是否有段落錯誤、用詞錯誤或遺漏;二看文章是否通順;三看細(xì)節(jié)是否合適，并對初稿內(nèi)容，尤其是細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)整完善。同時，在文章修改完善中，應(yīng)主要用詞與語氣。切忌使用過多晦澀專業(yè)語言用詞。報告結(jié)尾應(yīng)回歸重申主旨。文章寫作沒有捷徑，只有多寫、多練才能寫好。
三、推廣軟文寫作技巧
1、提煉宣傳主旨，軟文緊扣宣傳點。以宣傳軟文為例，宣傳軟文應(yīng)始終往企業(yè)想宣傳的點上靠，主要是質(zhì)量、文化、口號或戰(zhàn)略方面，注重從而喚起客戶感受并引起回憶(感同身受)
2、二是擬定有吸引力的題目。擬定一個有吸引力的標(biāo)題，不僅更更好地表達(dá)內(nèi)容主題，更能讓微平臺內(nèi)容表現(xiàn)出心意。偷梁換柱、諧音互換、夸張法、借力法、發(fā)問法等方法。
3、三是圖文并茂，形象化展示(視覺沖擊)。通常通過配圖、重要信息加粗等方式展示、突出關(guān)鍵信息。
4、四是軟文結(jié)構(gòu)布局與排版。通常布局為總—分—分—總。
5、五是精煉。宣傳軟文要考慮受眾閱讀習(xí)慣與注意力，通常不宜過長，通常字?jǐn)?shù)在500-1200字左右即可。
6、六是點題。軟文結(jié)尾時，應(yīng)進(jìn)行點題回扣主旨。
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